Ќоменклатура справ (нар¤д≥в) державноњ нотар≥альноњ контори, державного нотар≥ального арх≥ву, приватного нотар≥уса складаЇтьс¤ на п≥дстав≥ прим≥рних номенклатур, що затверджуютьс¤ ћ≥н≥стерством юстиц≥њ ”крањни за погодженн¤м з √оловним арх≥вним управл≥нн¤м при  аб≥нет≥ ћ≥н≥стр≥в ”крањни.

¬ номенклатуру повинн≥ бути включен≥ вс≥ справи (нар¤ди), ¤к≥ ведутьс¤ нотар≥усами, а також реЇстри, книги, журнали.

Ќоменклатура справ (нар¤д≥в) державноњ нотар≥альноњ контори, приватного нотар≥уса затверджуЇтьс¤ зав≥дуючим нотар≥альною конторою, приватним нотар≥усом ≥ узгоджуЇтьс¤ з в≥дпов≥дним державним нотар≥альним арх≥вом. ѕро складену номенклатуру справ (нар¤д≥в) приватний нотар≥ус повинен також пов≥домити в≥дпов≥дну державну арх≥вну установу.

Ќоменклатура справ (нар¤д≥в) державного нотар≥ального арх≥ву затверджуЇтьс¤ зав≥дуючим арх≥вом ≥ узгоджуЇтьс¤ з в≥дпов≥дною державною арх≥вною установою

якщо прот¤гом року виникне необх≥дн≥сть в заведенн≥ справ (нар¤д≥в), не передбачених номенклатурою, вони додатково внос¤тьс¤ в номенклатуру. ƒл¤ цього в номенклатур≥ передбачаЇтьс¤ резервн≥ номери.

¬ к≥нц≥ року номенклатура обов'¤зково закриваЇтьс¤ п≥дсумковим записом, в ¤кому зазначаЇтьс¤ к≥льк≥сть ≥ категор≥њ фактично заведених за р≥к справ. ѕ≥дсумковий запис скр≥плюЇ своњм п≥дписом особа, в≥дпов≥дальна за веденн¤ д≥ловодства, чи приватний нотар≥ус.

÷ей прим≥рник номенклатури справ (нар¤д≥в) Ї обл≥ковим документом дл¤ справ тимчасового збер≥ганн¤ ≥ збер≥гаЇтьс¤ в арх≥в≥ державноњ нотар≥альноњ контори, приватного нотар≥уса, державному нотар≥альному арх≥в≥ пост≥йно.

¬с≥ виконан≥ документи групуютьс¤ у справи (нар¤ди).

Ќа в≥дм≥ну в≥д ≥нших документ≥в за¤ви про прийн¤тт¤ спадщини, про видачу св≥доцтва про право на спадщину чи про в≥дмову в≥д спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжитт¤ заход≥в до охорони спадкового майна, по ¤ких вжит≥ ц≥ заходи, а також претенз≥њ кредитор≥в зразу ж формуютьс¤ в окрем≥ спадков≥ справи, кожна з ¤ких одержуЇ ≥ндекс, що в≥дпов≥даЇ номенклатур≥ справ (нар¤д≥в), пот≥м реЇструЇтьс¤ в книз≥ обл≥ку спадкових справ ≥ йому присвоюЇтьс¤ номер, що в≥дпов≥даЇ пор¤дковому номеру в ц≥й книз≥.

¬ спадкову справу п≥дшиваютьс¤ ус≥ документи, пов'¤зан≥ з оформленн¤м спадщини за вказаною за¤вою.

якщо спадкову справу не зак≥нчено провадженн¤м в поточному роц≥, вона переходить на наступний р≥к п≥д тим же номером ≥ перереЇстрац≥њ не п≥дл¤гаЇ.

√рупувати в справи (нар¤ди) сл≥д документи одного д≥ловодного року. ¬ середин≥ справи (нар¤ду) документи систематизуютьс¤ в хронолог≥чному пор¤дку, причому документ-в≥дпов≥дь повинен розм≥щуватис¤ п≥сл¤ документа-запиту.

«в≥ти повинн≥ вм≥щуватис¤ в справ≥ (нар¤д≥) того року, до ¤кого вони в≥днос¤тьс¤ за своњм зм≥стом, незалежно в≥д часу њх складанн¤.

ƒокументи, виготовлен≥ ≥з застосуванн¤м засоб≥в обчислювальноњ техн≥ки, групуютьс¤ у справи на загальних п≥дставах.

Ќе допускаЇтьс¤ включенн¤ до справи (нар¤ду) документ≥в, що не в≥днос¤тьс¤ до нењ, а також чернеток ≥ проект≥в документ≥в.

–еЇстри, справи (нар¤ди) поточного д≥ловодства ≥ зак≥нчен≥ провадженн¤м до передач≥ њх в державний нотар≥альний арх≥в або на знищенн¤ повинн≥ збер≥гатис¤ у шафах, столах, що замикаютьс¤, ≥ запоб≥гають впливу на документи сон¤чного св≥тла, пилу.

«бер≥ганн¤ документ≥в, виготовлених ≥з застосуванн¤м засоб≥в обчислювальноњ техн≥ки, проводитьс¤ за загальними правилами.

¬илученн¤ ≥ видача будь-¤ких документ≥в з≥ справ (нар¤д≥в), ¤к правило, не дозвол¤Їтьс¤.

” вин¤ткових випадках, за вимогою суду, арб≥тражного суду, прокуратури, орган≥в д≥знанн¤ ≥ сл≥дства у зв'¤зку з крим≥нальними, цив≥льними та господарськими справами, що знаход¤тьс¤ в њх провадженн≥, таке вилученн¤ провадитьс¤ з дозволу зав≥дуючого державною нотар≥альною конторою, державним нотар≥альним арх≥вом, приватного нотар≥уса з обов'¤зковим залишенн¤м у справ≥ зав≥реноњ коп≥њ вилученого документа ≥ постанови про вилученн¤, протоколу вилученн¤ або запиту суду, арб≥тражного суду.

Ќа письмову вимогу державноњ податковоњ ≥нспекц≥њ видаютьс¤ дов≥дки, документи ≥ коп≥њ з них, необх≥дн≥ дл¤ визначенн¤ правильност≥ ст¤гненн¤ державного мита та ц≥лей оподаткуванн¤.

«ак≥нчен≥ провадженн¤м справи (нар¤ди) тимчасового (б≥льше 10 рок≥в) ≥ пост≥йного збер≥ганн¤ п≥сл¤ зак≥нченн¤ строку њх збер≥ганн¤ в державн≥й нотар≥альн≥й контор≥ чи у приватного нотар≥уса повинн≥ здаватись в державний нотар≥альний арх≥в дл¤ наступного збер≥ганн¤ ≥ використанн¤.

—прави (нар¤ди) ≥з строком збер≥ганн¤ до 10 рок≥в в державний нотар≥альний арх≥в не здаютьс¤.

ѕри припиненн≥ приватноњ нотар≥альноњ д≥¤льност≥ у випадках, передбачених статтею 30 «акону ”крањни "ѕро нотар≥ат", приватний нотар≥ус зобов'¤заний в м≥с¤чний строк передати до державного нотар≥ального арх≥ву документи, що стосуютьс¤ вчинених ним нотар≥альних д≥й, незалежно в≥д строку њх збер≥ганн¤.

” випадку, коли за станом здоров'¤ або з ≥нших поважних причин, а також у зв'¤зку ≥з смертю приватного нотар≥уса зробити це неможливо, передачу документ≥в до державного нотар≥ального арх≥ву провадить пост≥йно д≥юча експертна ком≥с≥¤, що створюЇтьс¤ в≥дпов≥дно ћ≥н≥стром юстиц≥њ –еспубл≥ки  рим, начальником управл≥нн¤ юстиц≥њ обласноњ,  ињвськоњ та —евастопольськоњ м≥ськоњ державноњ адм≥н≥страц≥њ у склад≥ не менше 3-х ос≥б.

≈кспертна ком≥с≥¤ орган≥зуЇ свою роботу в≥дпов≥дно до затвердженого про нењ ѕоложенн¤.

ѕо зак≥нченн≥ року посадова особа, ¤ка в≥дпов≥даЇ за д≥ловодство в державн≥й нотар≥альн≥й контор≥, приватний нотар≥ус провадить п≥дготовку справ до арх≥вного збер≥ганн¤ ≥ уточнюЇ систематизац≥ю документ≥в у справах, проводить оформленн¤ справ (нар¤д≥в). —прави тимчасового ≥ пост≥йного збер≥ганн¤ вм≥щуютьс¤ в тверду обкладинку, документи перекладаютьс¤ в хронолог≥чному пор¤дку ≥ прошиваютьс¤. јркуш≥ справ нумеруютьс¤.

¬ к≥нц≥ правил (нар¤ду) на чистому аркуш≥ робитьс¤ засв≥дчувальний.

ƒокументи ≥з строком збер≥ганн¤ до 10 рок≥в у справи (нар¤ди) не п≥дшиваютьс¤, нумерац≥¤ аркуш≥в не провадитьс¤.

«аголовок на обкладинку справи (нар¤ду) переноситьс¤ з номенклатури справ (нар¤д≥в) п≥сл¤ його уточненн¤.

ƒати на обкладинц≥ повинн≥ в≥дпов≥дати року заведенн¤ ≥ зак≥нченн¤ справи (нар¤ду).

Ќа обкладинках справ (нар¤д≥в), що складаютьс¤ з дек≥лькох том≥в (частин), вказуютьс¤ крайн≥ дати документ≥в кожного тому (частини).

 ≥льк≥сть аркуш≥в у справ≥ (нар¤д≥) вказуЇтьс¤ цифрами на п≥дстав≥ даних засв≥дчуваного напису.

Ќаписи на обкладинках справ (нар¤д≥в) тимчасового та пост≥йного збер≥ганн¤ сл≥д робити ч≥тко, св≥тлост≥йким чорнилом або тушшю.

Ќа справи тимчасового ≥ пост≥йного збер≥ганн¤ складаютьс¤ окрем≥ описи.

ќпис складаЇтьс¤ з р≥чних розд≥л≥в ≥ ¤вл¤Ї собою перел≥к назв справ (нар¤д≥в) з включенн¤м необх≥дних в≥домостей про њх склад ≥ зм≥ст.

ќписи справ складаютьс¤ у 4-х прим≥рниках за встановленою формою.

¬ к≥нц≥ опису робитьс¤ п≥дсумковий запис, в ¤кому вказуЇтьс¤ (цифрами ≥ словами) к≥льк≥сть справ, що внесен≥ до опису, а також обумовлюютьс¤ особливост≥ нумерац≥њ справ у опис≥. «ак≥нченн¤ опису обов'¤зково погоджуЇтьс¤ з державним нотар≥альним арх≥вом.

ќдночасно з п≥дготовкою документ≥в до збер≥ганн¤ впровадитьс¤ в≥дб≥р документ≥в, що п≥дл¤гають знищенню.

¬≥дб≥р документ≥в дл¤ знищенн¤ оформл¤Їтьс¤ актом.

” ход≥ п≥дготовки документ≥в до наступного збер≥ганн¤ в державному нотар≥альному арх≥в≥ пост≥йно д≥ючою експертною ком≥с≥Їю провадитьс¤ експертиза науковоњ та практичноњ ц≥нност≥ документ≥в ≥ вир≥шуЇтьс¤ питанн¤ про в≥дб≥р њх дл¤ включенн¤ до складу Ќац≥онального арх≥вного фонду чи знищенн¤.

ѕри в≥дбор≥ документ≥в на тимчасове та пост≥йне збер≥ганн¤ експертна ком≥с≥¤ керуЇтьс¤ чинними правилами та ≥нструкц≥¤ми √оловного арх≥вного управл≥нн¤ при  аб≥нет≥ ћ≥н≥стр≥в ”крањни по орган≥зац≥њ роботи з документами, перел≥ками ≥ номенклатурою справ ≥ в≥дпов≥дними вказ≥вками ћ≥н≥стерства юстиц≥њ ”крањни.

¬≥дпов≥дно до затверджених опис≥в державна нотар≥альна контора, приватний нотар≥ус зобов'¤зан≥ у встановлений строк здати в державний нотар≥альний арх≥в справи (нар¤ди), внесен≥ до опису.

«нищенн¤ документ≥в провадитьс¤ п≥сл¤ того, ¤к описи на справи (нар¤ди) тимчасового та пост≥йного збер≥ганн¤ затверджено державним нотар≥альним арх≥вом.