Ќотар≥альне д≥ловодство регулюють ѕравила веденн¤ нотар≥ального д≥ловодства, затверджен≥ ћ≥н≥стерством юстиц≥њ ”крањни в≥д 3 лютого 1994 р. ÷≥ ѕравила встановлюють Їдиний дл¤ державних ≥ приватних нотар≥ус≥в пор¤док веденн¤ нотар≥ального д≥ловодства та оформленн¤ службових документ≥в.

¬≥дпов≥дальн≥сть за правильну орган≥зац≥ю ≥ веденн¤ д≥ловодства покладаЇтьс¤ на приватного нотар≥уса, а в державних нотар≥альних конторах ≥ державних нотар≥альних арх≥вах - на зав≥дуючих.

Ќотар≥альне д≥ловодство включаЇ: веденн¤ документуванн¤ управл≥нськоњ д≥¤льност≥ установ державного нотар≥ату; прийманн¤, розгл¤д ≥ реЇстрац≥ю кореспонденц≥њ; складанн¤ та оформленн¤ службових документ≥в; контроль виконанн¤ документ≥в; складанн¤ номенклатури ≥ формуванн¤ справ. Ќаказом ћ≥н≥стерства юстиц≥њ ”крањни в≥д 22 с≥чн¤ 1998 р. запроваджено спец≥альн≥ бланки нотар≥альних документ≥в нового зразка, ¤к≥ Ї необх≥дною складовою документарного забезпеченн¤ нотар≥ального процесу. ¬они можуть бути використан≥ т≥льки нотар≥усами ≥ т≥льки дл¤ виготовленн¤ нотар≥альних документ≥в. Ѕланки мають ц≥лий р¤д захисних методик ≥ призначен≥ дл¤ зручност≥, швидкост≥ п≥дготовки нотар≥альних документ≥в, а також дл¤ забезпеченн¤ неможливост≥ њх п≥дробки.

ћ≥н≥стерством юстиц≥њ ”крањни 22 червн¤ 1999 р. затверджено ѕоложенн¤ про постачанн¤, збер≥ганн¤, обл≥к ≥ зв≥тн≥сть витрачанн¤ бланк≥в нотар≥альних документ≥в, ¤ке м≥стить загальн≥ положенн¤, пор¤док замовленн¤ та постачанн¤ бланк≥в, пор¤док одержанн¤ бланк≥в нотар≥усами ”крањни, збер≥ганн¤ бланк≥в, ознаки нед≥йсност≥ бланк≥в, зв≥тн≥сть державних нотар≥альних контор ≥ приватних нотар≥ус≥в про витрачанн¤ бланк≥в, веденн¤ первинного обл≥ку бланк≥в, а також веденн¤ ™диного реЇстру дл¤ обл≥ку надходженн¤ ≥ витрачанн¤ бланк≥в.

ƒо вчиненн¤ нотар≥альних д≥й законодавство передбачаЇ певн≥ вимоги, ¤ким мають в≥дпов≥дати документи, що подаютьс¤ нотар≥усов≥. ¬они не повинн≥ мати п≥дчисток чи дописок, закреслених сл≥в чи ≥нших незастережних виправлень. ƒописки, закреслен≥ слова чи ≥нш≥ виправленн¤ належить застерегти п≥дписом посадовоњ чи уповноваженоњ на те особи та печаткою установи, п≥дприЇмства чи орган≥зац≥њ, ¤ка видала документ. ѕри цьому виправленн¤ сл≥д робити таким чином, щоб можна було прочитати ¤к виправлене, так ≥ помилково написане, а пот≥м виправлене чи викреслене.

Ќе приймаютьс¤ документи, текст ¤ких неможливо прочитати через пошкодженн¤, а також написан≥ ол≥вцем. ÷е так≥ документи, в ¤ких не можна прочитати все в них написане в перв≥сному написанн≥, бо вони були залит≥ чорнилом, потерт≥ тощо.

Ќотар≥ус не приймаЇ документ≥в, ¤к≥ Ї подертими або викладеними на двох чи б≥льше окремих аркушах, ¤кщо останн≥ не прошнуровано й не пронумеровано, а к≥льк≥сть прошнурованих аркуш≥в не зав≥рено п≥дписом посадовоњ чи уповноваженоњ особи та печаткою установи, п≥дприЇмства, орган≥зац≥њ, що видали документи.

«аконодавство висуваЇ певн≥ вимоги ≥ до нотар≥ус≥в у вчиненн≥ нотар≥альних д≥й, що стосуютьс¤ саме техн≥ки виготовленн¤ нотар≥альних документ≥в. “ак, тексти нотар≥ально по-св≥дчуваних угод, засв≥дчуваних коп≥й документ≥в ≥ виписок з них, тексти переклад≥в ≥ за¤в повинн≥ бути написан≥ ¤сно ≥ ч≥тко; числа ≥ строки, що стосуютьс¤ зм≥сту угод, мають бути позначен≥ хоча б один раз словами, а назви юридичних ос≥б - без скорочень ≥з зазначенн¤м њхн≥х адрес. ” необх≥дних випадках треба зазначити номери рахунк≥в юридичних ос≥б в установах банк≥в. ѕр≥звища, ≥мена та по батьков≥ громад¤н повинн≥ бути написан≥ повн≥стю ≥з зазначенн¤м м≥сць њх проживанн¤. ” раз≥ посв≥дченн¤ угод за участю ≥ноземних громад¤н зазначаЇтьс¤ також њхнЇ громад¤нство.

Ќа нотар≥ально оформлених документах незаповнен≥ до к≥нц¤ р¤дки та ≥нш≥ в≥льн≥ м≥сц¤ п≥дкреслюютьс¤, кр≥м документ≥в, призначених дл¤ д≥й за кордоном, у ¤ких це не допускаЇтьс¤. ƒописки та виправленн¤ повинн≥ бути застережен≥ нотар≥усом перед п≥дписом учасник≥в угод та ≥нших ос≥б, ¤к≥ п≥дписали угоду, за¤ву ≥ т. ≥н. та повторен≥ наприк≥нц≥ посв≥д-чувального напису. ѕри цьому виправленн¤ мають бути зроблен≥ так, щоб усе помилково написане, а пот≥м закреслене, можна було прочитати. ¬иправленн¤, зроблен≥ в текст≥ нотар≥ально оформлюваного документа, що не потребуЇ п≥дпису особи, ¤ка звернулас¤ за вчиненн¤м нотар≥альноњ д≥њ, застер≥гаЇтьс¤ нотар≥усом лише наприк≥нц≥ посв≥дчувального напису. якщо документ, за посв≥дченн¤м чи за засв≥дченн¤м ¤кого звернулас¤ за≥нтересована особа, викладено неграмотно чи з порушенн¤м законодавства, то нотар≥ус пропонуЇ ц≥й особ≥ виправити його або скласти новий, а також на њњ проханн¤ може сам скласти документ.

”с≥ нотар≥альн≥ д≥њ, вчинен≥ нотар≥усом, реЇструютьс¤ в реЇстрах нотар≥альних д≥й. ‘орми реЇстр≥в дл¤ запису нотар≥альних д≥й, нотар≥альних св≥доцтв, посв≥дчувальних напис≥в на угодах ≥ засв≥дчуваних документах затверджено наказом ћ≥н≥стерства юстиц≥њ ”крањни в≥д 7 лютого 1994 р.

–озр≥зн¤ють два види нотар≥альних реЇстр≥в: реЇстр дл¤ реЇстрац≥њ нотар≥альних д≥й (форма є 1) ≥ реЇстр дл¤ реЇстрац≥њ заборон в≥дчуженн¤ жилих будинк≥в, квартир, дач, садових будинк≥в, гараж≥в, земельних д≥л¤нок та ≥ншого неру-хомого майна, а також арешт≥в, накладених на таке майно судовими та сл≥дчими органами (форма є 2).

 ожен нотар≥ус веде окремий реЇстр. ” державн≥й нотар≥альн≥й контор≥, де працюють к≥лька нотар≥ус≥в, реЇстрам присвоюютьс¤ ≥ндекси, що зб≥гаютьс¤ з номером печатки державного нотар≥уса. ” цьому випадку номери на документах позначаютьс¤ так: є 1-1, є 1-2, є 2-1, де перша цифра означаЇ ≥ндекс реЇстру, а друга - пор¤дковий номер запису.

« дозволу √оловного управл≥нн¤ юстиц≥њ ћ≥н≥стерства юстиц≥њ ”крањни в јвтономн≥й –еспубл≥ц≥  рим, управл≥нь юстиц≥њ в област¤х, м≥стах —евастопол≥ та  иЇв≥ нотар≥уси можуть вести самост≥йн≥ реЇстри дл¤ запису окремих вид≥в нотар≥альних д≥й. ” цьому випадку номери на документах, записаних у так≥ реЇстри, позначаютьс¤ так: є 1- -10, що означаЇ, що запис зроблено за номером дес¤тим у першому реЇстр≥ дл¤ реЇстрац≥њ засв≥дченн¤ в≥рност≥ коп≥й документ≥в, або є «-¬-5, що означаЇ, що запис зроблено за номером п'¤тим у третьому реЇстр≥ дл¤ вчиненн¤ виконавчих напис≥в ≥ т. д.

 ожн≥й нотар≥альн≥й д≥њ присвоюЇтьс¤ окремий пор¤дковий номер. ÷ей номер позначаЇтьс¤ ≥ на документах, що видаютьс¤ нотар≥усом, чи в посв≥дчувальних написах.

«апис у реЇстр≥ повинен в≥дображати пор¤дковий номер в≥д початку року, бо такий запис у хронолог≥чному пор¤дку виключаЇ можлив≥сть зловживанн¤, зокрема зд≥йсненн¤ нотар≥альноњ д≥њ задн≥м числом. ƒал≥ вказуЇтьс¤ дата вчиненн¤ нотар≥альноњ д≥њ, а пот≥м пр≥звище, ≥м'¤, по батьков≥ та м≥сце проживанн¤ (чи найменуванн¤ ≥ м≥сцезнаходженн¤ юридичноњ особи) ос≥б, дл¤ ¤ких вчин¤Їтьс¤ нотар≥альна д≥¤, або њхн≥х представник≥в, документ, що посв≥дчуЇ особу, ¤ка звернулас¤ за вчиненн¤м нотар≥альноњ д≥њ. ѕот≥м указуЇтьс¤ зм≥ст нотар≥альноњ д≥њ, дал≥ - про ст¤гненн¤ державного мита або розм≥р плати за вчинену нотар≥альну д≥ю, ≥ зрештою - розписка в одержанн≥ нотар≥ально оформленого документа.

«апис нотар≥альноњ д≥њ до реЇстру провадитьс¤ нотар≥усом або ≥ншим прац≥вником державноњ нотар≥альноњ контори чи особою, ¤ка знаходитьс¤ у трудових в≥дносинах ≥з приватним нотар≥усом. ÷ей запис проводитьс¤ т≥льки п≥сл¤ того, ¤к по-св≥дчувальний напис на документ≥ або документ, що видастьс¤ нотар≥усом, ним буде п≥дписано. «апис у реЇстр≥ ол≥вцем не допускаЇтьс¤.

Ќотар≥уси мають право видавати виписки з реЇстр≥в за письмовою за¤вою громад¤н, п≥дприЇмств, установ та орган≥зац≥й, щодо ¤ких або за дорученн¤м ¤ких учин¤лис¤ нотар≥альн≥ д≥њ, а також за письмовою вимогою суду, арб≥тражного суду, прокуратури, орган≥в сл≥дства й д≥знанн¤ у зв'¤зку з≥ справами, що знаход¤тьс¤ в њхньому провадженн≥.

¬иписки з реЇстр≥в нотар≥альних д≥й про запов≥ти видаютьс¤ т≥льки п≥сл¤ смерт≥ запов≥дача.

–еЇстри мають бути прошнурован≥, аркуш≥ њх - пронумерован≥.  ≥льк≥сть аркуш≥в у реЇстр≥в повинна бути зав≥рена п≥дписом посадовоњ особи √оловного управл≥нн¤ юстиц≥њ ћ≥н≥стерства юстиц≥њ ”крањни в јвтономн≥й –еспубл≥ц≥  рим, управл≥нь юстиц≥њ в област¤х, м≥стах  иЇв≥ та —евастопол≥, уповноваженоњ на те начальниками цих управл≥нь. ѕ≥дпис посадовоњ особи скр≥плюЇтьс¤ гербовою печаткою.