Передача заяв від одних осіб до інших - досить поширена нотаріальна дія. Необхідність її вчинення виникає в багатьох випадках, коли громадянин чи організація бажають довести до відома іншого громадянина чи організації певне повідомлення, яке має важливе правове значення і може бути доказом тих чи тих фактів під час розгляду справи в суді.

Коло таких заяв досить велике, вони стосуються різних життєвих ситуацій, які тягнуть за собою певні юридичні наслідки.

Найчастіше трапляються заяви, пов'язані зі здійсненням права власності на нерухоме майно.

Через нотаріуса передаються також заяви подружжя, які містять певні пропозиції, повідомлення щодо добровільного розділу майна, розлучення, виховання та утримання дітей, примусового обміну житлової площі тощо.

Передаються повідомлення, пов'язані з правом користування житловою площею.

Необхідність передачі таких заяв, які відіграють роль попереджень, певних повідомлень, пропозицій, можлива і в інших випадках.

Передача таких заяв через нотаріальні органи практично унеможливлює оспорювання певної дії на тій підставі, що заінтересованим особам було невідомо про наміри заявника.

Таким чином, свідоцтво нотаріального органу про передачу заяв стає доказом передачі заяви певного змісту. При цьому особа, якій передано таку заяву, не може посилатися на те, що їй не було відомо про наміри заявника, і оспорити цей факт.

Для вчинення передачі заяви треба дотримуватись певних умов, щоб така передача була дійсною і мала юридичні наслідки для заявника.

По-перше, нотаріус, приймаючи заяву, зобов'язаний перевірити законність передачі такої заяви, її правомірність. Вона не повинна суперечити законам України.

По-друге, заява не може своїм змістом принижувати честь і гідність людини.

По-третє, заява має бути достатньою за своїм змістом, щоб у майбутньому не виникало спорів, певних непорозумінь між заявником та особою, якій передано заяву.

По-четверте, умовою передачі заяв від одних осіб до інших є наявність певних юридичних наслідків такої передачі заяв.

Передача заяв громадян, підприємств, установ та організацій іншим громадянам, підприємствам, установам та організаціям вчиняється тільки державними нотаріальними конторами і приватними нотаріусами. Посадові особи консульських установ і виконкомів місцевих рад права на це не мають.

Процесуальний порядок вчинення цієї нотаріальної дії урегульовано ст. 84 Закону України "Про нотаріат" і пунктами 156, 157 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

За вчиненням передачі заяв можна звернутися до будь-якої державної нотаріальної контори чи до будь-якого приватного нотаріуса, тобто діє загальне правило територіальної компетенції.

Заява повинна містити прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання адресата і заявника чи найменування та місцезнаходження юридичної особи. У багатьох випадках треба вказувати і строк для відповіді на заяву.

Заява подається нотаріусу щонайменше у двох примірниках. Заявник може передати заяву і через свого представника, який пред'являє нотаріусу доручення, що залишається у справах нотаріуса. Один примірник заяви подається поштою зі зворотним повідомленням чи особисто адресатові під розписку, а другий залишається у справах нотаріуса.

На випадок пересилання заяви поштою вона доповнюється супровідним листом нотаріуса, копія якого приєднується до залишеного у нотаріуса примірника заяви. На цьому примірнику заяви обов'язково вказується реєстровий номер, за яким нотаріус зареєстрував передачу заяви, і робиться відмітка про сплату державного мита чи плати. До цих документів додаються квитанція пошти про прийняття заяви і повідомлення пошти про вручення заяви адресатові.

Якщо з листівки зворотного повідомлення вбачається, що заяву було вручено не адресатові, а комусь іншому (наприклад, сусіду), то нотаріус повинен надіслати начальникові відділу доставки пошти листа з пропозицією робітникам зв'язку перевірити цю обставину на місці та виправити становище, вручивши заяву адресатові.

У разі особистої передачі заяви нотаріус бере від адресата розписку про одержання заяви. Така розписка повинна бути вчинена одержувачем заяви на другому примірнику заяви, який зберігається в нотаріуса. У розписці необхідно вказати повне найменування адресата, найменування документа і час його одержання. На випадок відмови одержати заяву, адресат зобов'язаний викласти її причини. Текст розписки скріплюється підписом особи, яка одержала заяву. Якщо заяву одержав представник юридичної особи, то в розписці, крім підпису, зазначаються його посада, прізвище, ім'я, по батькові та ставиться печатка юридичної особи.

Заяви також можуть передаватися з використанням телефаксу, комп'ютерних мереж та інших технічних засобів. У цьому випадку другий примірник заяви повертається особі, яка її подала.

На прохання особи, яка подала заяву, нотаріус видає свідоцтво про передачу заяви. Це свідоцтво потім може бути використане як доказ вручення заяви конкретного змісту громадянинові чи організації.

Свідоцтво видається не раніше вказаного в заяві строку Для дачі відповіді та за наявності повідомлення пошти про час вручення заяви особисто адресатові чи за наявності відповіді адресата.

Свідоцтво складається у двох примірниках. Нотаріус може скласти його у вигляді окремого документа чи викласти на зворотному боці заяви. Доцільніше робити це на зворотному боці, оскільки в тому самому документі міститься повний зміст заяви і свідоцтво про її передачу.

У разі складання свідоцтва як окремого документа в основному посвідчується та обставина, що в певний момент було передано заяву громадянинові чи організації від іншого громадянина чи організації.

Свідоцтво може містити відомості про час одержання нотаріусом заяви, її зміст, час вручення заяви адресатові, про відмову адресата від прийняття заяви чи про неможливість вручення йому заяви, час одержання відповіді на заяву, зміст відповіді чи про те, що відповіді не було.

Один примірник свідоцтва видається заявникові, а другий - залишається у справах нотаріальної контори.

Враховуючи те, що видача свідоцтва про передачу заяви провадиться за проханням заявника, то передача заяви і видача свідоцтва про передачу заяви розглядаються як дві самостійні нотаріальні дії, що вносяться до реєстру нотаріальних дій під окремими номерами.

Витрати, пов'язані з пересиланням заяви поштою чи з використанням технічних засобів, оплачуються заявником.