Для вчинення виконавчого напису необхідно здійснити перевірку наявності певних умов, при яких може бути вчинена ця нотаріальна дія.

Першою умовою є перевірка нотаріусом того факту: чи входить в Перелік безспірних заборгованостей заборгованість, відносно якої треба вчинити виконавчий напис. Наявність цієї умови перевіряється шляхом ознайомлення та звірення зі змістом названого Переліку.

Друга умова стосується перевірки пред'явлення всіх необхідних для вчинення виконавчого напису документів, які підтверджують наявність зобов'язання та його безспір-ність. Встановлення цієї умови також провадиться шляхом ознайомлення зі змістом Переліку, де в кожному розділі після найменування вказуються документи, які необхідно пред'явити для вчинення виконавчого напису по кожній заборгованості.

Третя умова стосується перевірки того, чи немає спору щодо наявності чи змісту зобов'язання або іншої відповідальності між стягувачем і боржником.

Ця умова перевіряється на підставі представлених документів, що вказані в Переліку і які підтверджують існування зобов'язання та безспірність заборгованості. За наявності спору між сторонами нотаріус відмовляє у вчиненні виконавчого напису та роз'яснює порядок стягнення заборгованості у судовому порядку.

Дані про наявність спору можуть бути вказані і в представлених документах.

Четвертою умовою є звернення до нотаріуса за вчиненням виконавчого напису в установлені законом строки.

За загальним правилом виконавчий напис можна вчинити, якщо від дня виникнення права вимоги минуло не більше трьох років, а у відносинах між підприємствами, установами та організаціями - не більше одного року.

Якщо для вимоги, за якою вчиняється виконавчий напис, встановлено законом інший строк, то виконавчий напис вчиняється в межах цього строку.

Окремо треба зупинитись на умовах, яких слід дотримуватись при вчиненні виконавчих написів на чеках. Крім названих вище загальних умов, вимагається перевірка ще певних специфічних.

По-перше, вчинення виконавчих написів на чеках можливе лише на прохання чекодержателя.

По-друге, необхідний напис Платника щодо того, що чек був пред'явлений до оплати із зазначенням дати пред'явлення, але в указаний строк не був оплачений.

По-третє, потрібно перевірити своєчасність пред'явлення чека до платежу. Нотаріус приймає для пред'явлення до платежу чеки, подані після закінчення десяти днів, а іноземні чеки - після закінчення шести місяців з дня видачі чека, але не пізніше 12-ої години наступного після цього строку дня (ст. 93 Закону України "Про нотаріат").

Процесуальний порядок вчинення виконавчих написів регулюється ст.ст. 87-91 Закону України "Про нотаріат" та п.п. 164-172 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Вчиняти виконавчі написи вправі державні нотаріальні контори і приватні нотаріуси. Посадові особи виконкомів місцевих Рад сьогодні такого права не мають.

Внаслідок того, що при вчиненні цієї нотаріальної дії діє загальне правило територіальної компетенції, можна звернутися за її вчиненням до будь-якої державної нотаріальної контори і до будь-якого приватного нотаріуса незалежно від місця знаходження стягувача і боржника. Тільки при вчиненні виконавчого напису на чеках діє виняток із загального правила територіальної компетенції. В такому разі виконавчий напис вчиняється за місцем знаходження платника, тобто за місцем посвідчення несплати чека.

Право на вчинення виконавчих написів мають також консульські установи. Вони вчиняють виконавчі написи на боргових документах, що надходять від організацій України, які знаходяться в межах їх консульського округу. І можуть їх вчиняти тільки у відношенні громадян України, які постійно проживають в Україні.

Заява про вчинення виконавчого напису повинна бути викладена в письмовій формі і містити всі необхідні відомості про стягувача, боржника, їх адреси, зміст зобов'язання та інше. До заяви додаються всі передбачені Переліком документи, що свідчать про наявність зобов'язання та його безспірність.

Виконавчий напис вчиняється на оригіналі документа і має вид штампу встановленого зразка і скріпленого підписом та гербовою печаткою нотаріуса. Окремо від документа, що встановлює заборгованість, виконавчий напис не вчиняється. Тільки в тому разі, коли на оригіналі документа недостатньо місця для виконавчого напису, він може бути вчинений на окремому аркуші, який повинен бути підшитий до документа, на підставі якого вчинено виконавчий напис, пронумерований і скріплений підписом та печаткою нотаріуса.

Не може бути вчинений виконавчий напис на дублікаті документа, бо в цьому випадку відсутній елемент безспірності. Але при цьому допускаються певні винятки із загального правила, які виправдані певними особливостями вчинення цієї нотаріальної дії.

Виконавчий напис повинен містити передбачені законом реквізити, які вказані в п. 167 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Наказом Міністерства юстиції України від 29 липня 1999 р. на виконання Закону України "Про виконавче провадження" від 1 липня 1999 р. внесено зміни до п. 167 Інструкції. Враховуючи ці зміни, виконавчий напис повинен містити:

- дату (рік, місяць, число) вчинення, посаду, прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, який вчиняє виконавчий напис;

- найменування та адресу стягувача;

- найменування та адресу боржника, дату й місце його народження, місце роботи (для громадян), номери рахунків у кредитних установах (для юридичних осіб);

- зазначення строку, за який провадиться стягнення;

- зазначення сум, що підлягають стягненню, або предметів, які підлягають витребуванню, в тому числі пені, процентів, якщо такі належать;

- зазначення розміру плати, сум державного мита, сплачуваного стягувачем, або мита, яке підлягає стягненню з боржника;

- зазначення статті Закону "Про нотаріат" та пункту Переліку документів, на підставі яких видано виконавчий напис;

- номер, під яким виконавчий напис зареєстровано в реєстрі;

- підпис нотаріуса, який вчинив виконавчий напис, печатку.