Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному нотаріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них.

При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.

Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідченні), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників), за винятком документів оперативного характеру.

Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні - в день їх підписання.

Реєстрація документів здійснюється в журналах встановленої форми. Установи державного нотаріату ведуть такі реєстраційні журнали:

журнал реєстрації вхідних документів;

журнал реєстрації вихідних документів;

журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень).

Приватні нотаріуси повинні вести журнали реєстрації вхідних та вихідних документів та власних наказів (розпоряджень).

Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів. Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими Інструкцією "Про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України".

На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток N 6).

У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.